VENTAJAS DE SOFTWARE CONTABLE
1. Velocidad
Puede proporcionar información con mayor rapidez, por lo que puedes realizar en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual.
2. Volumen de producción
Se puede manejar grandes volúmenes de transacciones usando el sistema contable computarizado, debido a su rapidez en el procesamiento de los datos.
3. Reducción de errores
Se reduce mucho el número de errores, debido a que el sistema contable hace los cálculos con mayor exactitud que un ser humano. Están diseñadas con la característica de minimizar los errores.
4. Pases automáticos al mayor
En un sistema contable computarizado, los informes se pueden producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones.
5. Obtención de información contable oportuna
Se puede generar los informes en el momento en que se requieren, esto siempre y cuando la contabilidad sea llevada al día y oportunamente.
6. Menores costos
Se puede reducir el gasto en personal, ya que el trabajo se concentra en menos personas, debido a que muchas actividades que se realizaban ahora son generados directamente por el software
7. Impresión automática de documentos
Un software contable proporciona mucho de los documentos que se usan en un negocio: Facturas, Estados Mensuales de Cuentas por Cobrar a Clientes, Cheques de Nominas, Estados de Ingresos de los Empleados, entre otros.
DESVENTAJAS DE SOFTWARE CONTABLE
1. Disminución en la confiabilidad de la información contable
Los errores de la computadora son posibles al hacer el registro contable original en el sistema. La posibilidad de error se agrava cuando la entrada se ajusta. El programa puede rechazar el cambio y volver a la cantidad original. El programa no puede guardar el ajuste correctamente. Los errores humanos en las entradas cambiantes no pueden ser recogidos por el equipo, lo que conduce a errores que afectan en última instancia a los ingresos.
Siempre que las entradas se realizan en un sistema electrónico, la posibilidad de la pérdida de datos aumenta. Los datos pueden ser perdidos por el fuego, la actividad electromagnética y otros acontecimientos imprevisibles. Esto hace que el ajuste de entrada sea aún más difícil, porque no sólo se ha perdido la entrada original, sino también el ajuste, por lo que la recuperación de la cantidad correcta de entrada será mucho más difícil.
El cambio de conexión y funciones de seguridad pueden resolver el problema de tiempo, pero alienta otra dificultad: la posibilidad de fraude. Al ajustar las entradas, puede ser fácil de ajustar mayor o menor que la cantidad real y mover el dinero en diferentes cuentas para lograr malversación de fondos. Las empresas pueden tener dificultades para asegurar el negocio en contra de ese tipo de fraudes, ya que son perpetrados por los empleados que tienen permiso para acceder al sistema.
El costo inicial puede ser demasiado alto para algunas empresas, ya que muchas veces los software y hardware con que cuentan no son suficientemente actualizados tecnológicamente para el software contable a implementar, en todo caso debe hacerse el estudio de factibilidad económica para prever la rentabilidad que tendrá dentro de la empresa.
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